Hiện nay, đa số các khách sạn đều quy định giờ check in (nhận phòng) là 14h hoặc muộn hơn. Giờ check out (trả phòng) luôn được quy định trước 12h. Mặc dù chưa đủ 24 tiếng nhưng các khách sạn vẫn chọn khung giờ này để tính tròn thành 1 ngày lưu trú cho khách thuê phòng.

Quy định bất thành văn này được áp dụng trong ngành khách sạn ở khắp nơi trên thế giới, từ khách sạn sang trọng tới nhà nghỉ bình dân.

Tại sao có mốc check in 14h và check out 12h trưa hôm sau?

Phần lớn mọi người đều thuê phòng khách sạn để nghỉ ngơi nên sẽ lấy mốc 0h đêm làm tâm. Thời gian nghỉ ngơi từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau là hợp lý nhất. Và thông thường khi đăng quảng cáo, các đơn vị lưu trú sẽ viết là số tiền/đêm chứ không lấy đơn vị theo ngày.

Thử tưởng tượng nếu khách nhận phòng lúc 5h sáng thì khách sạn không thể yêu cầu khách rời phòng vào 3h sáng hôm sau vì lúc đó là ban đêm. Thậm chí nếu khách chấp nhận điều đó, khách sạn cũng khó tìm đơn đặt phòng tiếp theo. Vì vậy, thống nhất thời gian check in 14h và check out 12h trưa là một chính sách giúp khách sạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà vẫn mang lại sự thuận tiện cho khách hàng.

Vậy khoảng thời gian 2 tiếng ở giữa dùng để làm gì? Khoảng thời gian này sẽ được khách sạn sử dụng để hoàn tất nhiều công việc. Đầu tiên là check out cho khách cũ. Khách sạn sẽ cử người kiểm tra phòng xem có hư hại, mất mát gì không; hoặc có đồ ăn nào mà khách đã sử dụng cần phải tính tiền hay không. Sau đó, khách sạn sẽ hoàn tất thanh toán rồi trả lại khách giấy tờ tùy thân và tiền đặt cọc (nếu có).

Công đoạn tiếp theo là dọn phòng. Trong trường hợp có khách thuê ngay tiếp theo, nhân viên dọn phòng phải tiến hành công việc này một cách nhanh chóng mà vẫn phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ. Thời gian dọn phòng nhanh nhất là 15 phút, tùy theo tình trạng của căn phòng.

Nhân viên sẽ phải hút bụi toàn bộ căn phòng, kiểm tra rèm, giũ bụi, thay chăn ga gối đệm, lau sạch các bề mặt như bàn, ghế, kệ và thay mới hoặc đổi các loại cốc, chén, ly trong phòng. Theo nguyên tắc, phòng tắm - nơi bẩn nhất - sẽ được lau dọn sau cùng với các hạng mục: gương, bồn rửa mặt, bồn tắm, bồn cầu.

Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ phải kiểm tra chức năng của các thiết bị trong phòng như tivi, điều hòa, bình nóng lạnh... thật kỹ càng trước khi hoàn tất công việc để phục vụ khách mới.

Trường hợp khách check in sớm và check out muộn

Trường hợp check in sớm, nếu khách sạn vẫn còn phòng trống thì nhân viên lễ tân sẽ là người tiến hành thủ tục check in cho khách. Tuy nhiên, tùy vào từng khách sạn mà khách hàng có thể được miễn phí hoặc vẫn phải trả phí cho việc check in sớm.

Một số khách sạn áp dụng mức tính phí check-in sớm như sau: Check in từ 5h – 9h, khách phải trả thêm 50% giá phòng; Check in từ 9h – 14h, khách trả thêm 30% giá phòng.

So với check in sớm, việc check-out muộn của khách sẽ phức tạp hơn cho khách sạn. Nếu khách hàng check out quá trễ, nhân viên dọn dẹp phòng không có nhiều thời gian dọn dẹp, thay đồ dùng để chuẩn bị đón khách hàng mới. Thậm chí nhiều lúc quy trình này sẽ không được thực hiện, khiến khách sạn có thể phải chịu tổn thất về tiền bạc cũng như danh tiếng.

Chính vì vậy, phần lớn các khách sạn sẽ có những quy định chặt chẽ về việc khách trả phòng trễ giờ quy định. Mức phạt cho khách hàng sẽ được tính bằng tiền mặt và nếu khách trả phòng sau 18h, mức phạt sẽ là 100% tiền phòng.